9+1 Tools, mit denen ich Struktur in meine Arbeit als UX Writer bringe

Selbständig sein heißt nicht, alles selbst machen zu müssen. Aber koordinieren muss man das Ganze: Akquise, Verträge, Projekte, E-Mails, Feedbackrunden, Marketing. Ohne Struktur kann als UX Writer die Zusammenarbeit mit Kunden schnell unübersichtlich werden. Ich habe in den vergangenen Jahren zahlreiche Tools ausprobiert. Manche fand ich schick, aber unnötig kompliziert. Andere einfach, aber zu unflexibel.

Diese 9+1 Tools sind geblieben. Ob beim Planen, Umsetzen, Abstimmen – oder beim Denken: Sie helfen mir, den Überblick zu behalten und sind die Basis dafür, dass die Zusammenarbeit und Kommunikation klar und effizient laufen. Vielleicht ist etwas dabei, das für dich interessant sein könnte.

Dieser Post ist ein Beitrag zur Blogparade „Meine liebsten Tools für strukturiertes Arbeiten“ von Claudia Gabel.

1. Passwortmanager Bitwarden – mein digitales Gedächtnis

Über eigene 100 Logins – und jedes einzelne Passwort ist lang, kryptisch und einzigartig. Warum? Weil Sicherheit kein Luxus ist, sondern ein Muss. Bitwarden ist mein Passwortmanager. Ich nutze das Tool, um meine Zugangsdaten zu speichern. Aber natürlich auch, um die Login-Daten meiner Kunden sicher und übersichtlich zu verwalten.

Die Browser-Erweiterung macht den Zugriff schnell, die Desktop-Version hilft beim Überblick. Nie wieder Passwortsuche in alten Mails oder Notizen – und keine doppelten Passwörter, die im Ernstfall Tür und Tor für Ärger öffnen. Ich halte das für ein Must-have, wenn man professionell und sicher mit digitalen Zugängen arbeiten will.

Warum Bitwarden als Passwortmanager? Ich mag die übersichtliche Nutzeroberfläche und zudem hat man als Nutzer die Möglichkeit, Europa als Server-Speicherort auszuwählen anstatt den USA.

2. Jira – mein Projekt-Kompass

Jira ist für viele ein Entwickler-Tool, das im agilen Bereich verortet wird. Ich nutze es als Denk- und Planungshelfer: für Kundenprojekte, aber auch für interne Vorhaben. Es hilft mir, Aufgaben zu strukturieren, Prioritäten zu setzen und Fortschritt sichtbar zu machen – für mich selbst und für alle, die beteiligt sind. Wenn ich als UX Writer in Produkt-Teams arbeite, werde ich in der Regel zum Jira-Board des Unternehmens eingeladen.

Insbesondere bei längeren Projekten mit mehreren Beteiligten ist Jira Gold wert. Keine losen Zettel, keine „Wo stehen wir gerade?“-Mails. Alles hat seinen Platz und ist transparent für alle Beteiligten sichtbar. Zudem lassen sich auch Screenshots hinterlegen. Trello ist als schlichtere Alternative ideal, um Ideen und Aufgaben schnell festzuhalten und zu teilen. Ich bin damit nie recht warm geworden, weil es bei komplexen Projekten schnell unübersichtlich wird. Zudem finde ich das Design und die Farbgestaltung der Nutzeroberfläche nicht so klar, wie ich es gerne habe.

Mein Jira-Setup? Je nach Kontext ein einfaches Board mit entweder 3 oder 4 Spalten. To do, In Arbeit und Erledigt gehören immer dazu. Bei Kundenprojekten kommt meistens noch die Spalte Feedback offen dazu.

3. Loom – Videonachricht statt E-Mails oder Meetings

Statt E-Mails zu schreiben, zeichne ich gerne ein kurzes Video auf: Bildschirm, Tonspur, fertig. Das spart Zeit – und verringert Missverständnisse. Denn bei UX Writing ist Kontext das A & O. Und wenn es darum geht, Ideen auszutauschen oder Feedback zu einem Design zu geben, reicht eine schriftliche Beschreibung oft einfach nicht aus. Mit Loom kann ich meinen Bildschirm aufzeichnen. Während ich spreche und zeige, was passiert, kann ich mich zeitgleich mit der Webcam aufnehmen und als kleinen Kreis in der Ecke des Bildschirms darstellen lassen.

Ich habe schon UX-Audits mit Loom durchgeführt und auch Kunden gebeten, mich mit Loom durch einen Ablauf zu führen, der einen Text benötigt. Für beide Seiten hilfreich: Sie sehen, was ich meine, ich sehe, was sie meinen. Und Kunden können das Video beliebig oft anschauen – ganz ohne Zoom-Termin. Ich nutze Loom auch für kurze Erklärungen zu WordPress oder Elementor. Kommt eigentlich immer gut an.

Was ich an Loom besonders mag? Es ist sehr einfach in der Handhabung und lässt sich intuitiv nutzen.

4. Google Docs & Tabellen – gemeinsam klar denken

Google Docs gehört zu meinem Schreibraum. Hier entstehen Angebote und Verträge, aber auch z. B. sprachliche Styleguides für Unternehmen. Ich lade Kunden direkt ein, wir kommentieren, überarbeiten, verwerfen, konkretisieren – alles in einem Dokument. Wenn meine Arbeit als UX Writer erledigt ist, ist der letzte Schritt, dass der Kunden das Dokument kopiert und damit Inhaber is. Mit GDoc ein Klacks.

Google Tabellen verwende ich unter anderem für:

• Glossare für Kunden
• Dokumentation meiner Website samt URLs und Status in Sachen Indexierung, sprich: Marketing
• Dokumentation der Kennzahlen in der Google Search Console und Google Analytics, also ebenfalls: Marketing

UX heißt auch: Dinge so zu organisieren, dass sie verständlich bleiben. Und genau das klappt mit den Google-Produkten wunderbar.

5. LanguageTool – Korrekturhilfe mit System

Ich schreibe viel – und prüfe alles. Die Premium-Version von LanguageTool hilft mir dabei, Fehler, Dopplungen oder unglückliche Formulierungen zu finden, bevor ein Text rausgeht. Es läuft direkt mit, prüft Grammatik, Stil und Lesbarkeit. Besonders bei langen Texten ein stiller Retter.

Ich nutze es auch für Texte von Kunden – zum Beispiel, wenn ich bei einem Website-Relaunch nicht nur UX, sondern auch Sprache mitdenke. Und anders als ChatGPT folgt LanguageTool klaren Regeln. Es redigiert, ohne kreativ zu werden – und genau das will ich an dieser Stelle.

Warum LanguageTool? Es lektoriert und ist mein zweites Augenpaar – sachlich, schnell, verlässlich.

6. Figma – Design sichtbar machen

Figma ist mein digitales Design-Tool, mit dem ich mit Wireframes erstelle, um Layout, Struktur und Organisation von Webprodukten (Website, App, o. Ä.) festzulegen. Das ist der Schritt vor der visuellen Gestaltung. Es ist cloudbasiert und ermöglicht, wie Google Docs, eine einfache Zusammenarbeit in Echtzeit. Das ist insbesondere dann wertvoll, wenn ich mit Designern und Entwicklern kollaboriere.

Ich nutze es aber auch, um Dinge zu gestalten, die meinem Business dienen: Grafiken für Blogbeiträge, Präsentationen oder Social-Media-Beiträge. Auch Vektorgrafiken lassen sich mit Figma wunderbar gestalten. Was ich früher mit Adobe Illustrator gemacht habe, mache ich heute mit Figma.

Figma macht Ideen sichtbar. Ich sehe auf Anhieb: Ist die Anordnung der Elemente sinnvoll und als Ganzes stimmig?

7. WordPress & Elementor – solides System, hübsch gestaltet

Viele meiner Kunden nutzen WordPress – und das aus gutem Grund. Es ist flexibel, erweiterbar und lässt sich mit etwas Struktur auch langfristig gut pflegen. Wer ohne viel zu programmieren eine Website mit Blog erstellen möchte, ist damit gut bedient. Wichtig dabei? Nicht einfach drauflos (kostenlose) Plugins installieren, sondern mit einem klaren Setup arbeiten.

Ich arbeite zudem oft mit Elementor, einem visuellen Page-Builder. Damit kann ich mehr Ästhetik in die Websites bringen als mit WordPress alleine. Mit Drag-and-Drop-Funktionalität wird die Gestaltung erleichtert. Dennoch, Obacht! Page Builder sollten generell mit Bedacht eingesetzt werden. Zum einen kommen sie mit einer steilen Lernkurve und zum anderen können sie die Ladezeit der Website erhöhen, weil im Hintergrund Code hinterlegt wird. Wer neu dabei ist, sollte erst einmal mit WordPress arbeiten, um ins Tun zu kommen.

Traumpaar WordPress und Elementor: leistungsstarke, flexible und benutzerfreundliche Lösung für die Erstellung von Websites.

8. Slack – der Kommunikationskanal meiner Wahl

Slack ist ein Tool für sich und es fördert die Gemeinschaft. Ich nutze es sowohl fürs Networking als auch für Projekte, bei denen regelmäßiger Austausch wichtig ist. Statt E-Mails wird Kommunikation in Channels organisiert, die einfach zu erstellen, zu verbinden und zu durchsuchen sind.

Der Hauptzweck von Slack besteht darin, die Kommunikation untereinander im Team zu verbessern. Es ersetzt nicht die Projektplanung, aber es erleichtert die Kommunikation, macht sie transparenter. Ob im Team oder 1:1, Fragen lassen sich unkompliziert klären und Informationen teilen, sodass alle im Bild sind. Was ich besonders mag? Man kann für bestimmte Themen Channels anlegen und zudem Dateien teilen. Wirklich 1.000 Mal besser als E-Mails.

Mein Tipp: Klare Channel-Namen helfen, den Überblick in Slack zu behalten.

9. NetNewsWire – mein Content-Radar

RSS ist oldschool? Mag sein. Aber es funktioniert. NetNewsWire ist ein RSS-Reader für den Mac, der mich täglich mit frischen Inhalten versorgt – ohne Werbung, ohne Algorithmen, ohne Ablenkung.

Ich folge Blogs, Fachseiten, Designmagazinen und Tech-News. So bleibe ich informiert, ohne ständig Social Media durchscrollen zu müssen. Für mich ist das ein klarer Mehrwert – und ein kleiner Ruhepol im digitalen Lärm.

Warum ich am RSS-Feed schätze? Als Nutzer spare ich Zeit und kann in Ruhe relevante Informationen lesen.

9+1: KI à la ChatGPT, Claude, Perplexity – meine Sparringspartner

KI-Tools sind die jüngsten Tools in meiner Online-Toolbox – und mittlerweile fester Bestandteil. Ich nutze sie nicht, um mir die Arbeit abnehmen zu lassen. Aber es hilft mir beim Strukturieren, Nachdenken, Vergleichen.

Wenn ich an einem UX-Text feile, frage ich die KI nach Varianten. Wenn ich eine Idee sortieren will, lasse ich es mir erklären – oder stelle kritische Rückfragen. Es ist wie ein Kollege, der nicht müde wird, auch die 10. Version noch mal durchzudenken.

KI hilft, Prozesse zu vereinfachen: Genau dafür ist die KI da – als Ergänzung, nicht als Ersatz. Ich überarbeite immer.

Fazit: Gescheite Tools ermöglichen einem, Aufgaben schnell und effizient zu erledigen

Kein Tool der Welt ersetzt klares Denken, gutes Zuhören und fundiertes Know-how. Aber diese 9+1 Tools machen mir das Arbeiten deutlich leichter. Weil sie Struktur schaffen, Zusammenarbeit erleichtern und Fokus möglich machen.

Und wenn du das Gefühl hast, deine Website ist mehr Zettelkasten als System: Dann buch meinen Website Check-up. Ich schaue mir deine Seite genau an – und zeige dir, wo du ansetzen kannst, damit sie für deine Nutzer griffiger wird.

Hast du Fragen zum Inhalt? Möchtest du etwas ergänzen? Teile deine Gedanken gerne unten in den Kommentaren.